אגף המינהל מופקד על ארגון עבודת המשרד בארץ ובנציגויות ישראל בחוץ לארץ, על התכנון והתפקוד של המערך הארגוני ועל הקצאת כוח אדם ומשאבים חומריים ותקציביים בהתאם לתכניות העבודה של המשרד.
עבודת האגף מתבצעת על ידי היחידות הבאות:
א. כספים;
ב. משאבי אנוש;
ג. פרט ורווחה;
ד. משאבים חומריים;
ה. תיקשוב;
ו. תיקצוב מרכזי;
ז. קונסולרית;
ח. ביטחון;
ט. משק.
כספים
אגף כספים אחראי על ביצוע תקציב המשרד בהתאם לחוק. האגף מקיים פיקוח ומעקב על ביצוע תקין של העבודה הקשורה בהוצאות כספיות ומקיים מערכת חשבונות, בארץ ובחוץ לארץ, העונה על צורכי המשרד בכל הקשור לניהול חשבונות.
האגף מבצע את כל תשלומי המשרד, אם בצורה ישירה, אם באמצעות יחידות משנה באגפים שונים ואם באמצעות הנציגויות בחוץ לארץ.
האגף אחראי על הנושאים הבאים:
א. אישור כל ההתחייבויות הכספיות היוצאות מן המשרד לספקים שונים בארץ ולנציגויות בחוץ לארץ;
ב. תשלום משכורת ותנאי שכר אחרים לעובדים בארץ;
ג. תשלום משכורת לעובדים בחוץ לארץ;
ד. תשלום משכורת לעובדים מקומיים בחוץ לארץ, ישראלים וזרים;
ה. תשלום ופיקוח על הוצאות ייצוג של העובדים בחוץ לארץ;
ו. תשלום החזרי אחזקת בית;
ז. תשלום שמירת זכויות לחברות שונות עבור העובדים הזכאים לכך;
ח. תשלום פדיון חופשה, פדיון ימי מחלה ופיצויי פיטורין;
ט. תשלום אש"ל והוצאות אחרות לעובדים בארץ ובחוץ לארץ;
י. תשלום עבור הלוואות שונות ומעקב אחר החזרתן;
יא. אישור קצובות דיור לעובדים בחוץ לארץ, בתחילת השירות, במהלכו ובסיומו;
יב. מעקב אחר חוזי השכירות של הנציגויות ושל העובדים;
יג. תשלום קצובות ביגוד בחוץ לארץ;
יד. ביצוע כל תשלומי הריפוי והביטוח הרפואי של העובדים בחוץ לארץ;
טו. תשלום עבור חינוך ילדי העובדים בחוץ לארץ;
טז. התחשבנות עם גופים המקבלים שירותים מן המשרד בארץ ומן הנציגויות בחוץ לארץ;
יז. תקבולי המשרד בארץ ובחוץ לארץ, גביית כספים המגיעים למשרד וגביית אגרות קונסולריות בנציגויות בחוץ לארץ.
אגף כספים אחראי שהרכישות שמבצע המשרד תהיינה על פי החוק, כולל עריכת מכרזים, כאשר החוק מחייב זאת. הוא גם אחראי שההתקשרויות תהיינה על פי חוזה, והוא גם חותם על החוזים.
ראש האגף, שהוא גם חשב המשרד, מייצג את החשב הכללי במשרד, אחראי על ביצוע חוק נכסי המדינה ותקנות אחרות הנוגעות לכספים, והוא גם קובע את צורכי הביקורת הפנימית של כספים, חשבונות ומשק. חשב המשרד אחראי גם על דיווח שוטף ובאופן סדיר לחשב הכללי על הפעילות הכספית.
ראש אגף כספים הוא נציג המשרד בוועדה הבינמשרדית לשכר ותנאי שירות בחוץ לארץ. בתוקף נציגות זו הוא אחראי על גיבוש מדיניות השכר המשתלם לעובדים בחוץ לארץ, לשליחים, לעובדים מקומיים ישראלים ולעובדים מקומיים זרים. כמו כן הוא אחראי על גיבוש תנאי השירות האחרים של העובדים בחוץ לארץ כגון: אש"ל, מכסות מטענים, ביטוחים, חופשות מיוחדות בחוץ לארץ, הלוואות, ריפוי, ייצוג, אחזקת בית, דיור, ביגוד, חינוך וכיוצ"ב.
משאבי אנוש
החטיבה למשאבי אנוש מופקדת על ניהול כוח האדם ועל הטיפול השוטף בעובדי משרד החוץ בארץ ובחוץ לארץ, והיא מחולקת לשתי מחלקות:
א. מחלקת עובדים חו"ל (להלן מח"ע חו"ל);
ב. מחלקת עובדים פנים (להלן מח"ע פנים).
מח"ע חו"ל מטפלת בנושאים הבאים:
א. הצבת עובדים בחוץ לארץ;
ב. עובדים מקומיים בנציגויות – עמ"י ועמ"ז;
ג. מינויים בארץ ובחוץ לארץ;
ד. תכנון כוח אדם;
ה. ועדות מינויים;
ו. הערכת עובדים בארץ ובחוץ לארץ;
ז. פיקוח על תפקוד השליחים בחוץ לארץ;
ח. בקרה על נוכחות עובדים, העדרויות וחופשות עובדים בחוץ לארץ;
ט. העסקת עובדי אבטחה בחוץ לארץ;
י. שיגור תגבורים לנציגויות בחוץ לארץ;
יא. שיגור עובדים בשליחות קצרה לחוץ לארץ;
יב. טיפול ביחידת המילואים של המשרד – ימ"ל 1007.
מח"ע פנים מטפלת בנושאים הבאים:
א. תקינה;
ב. ניהול מחשב כוח אדם ונוכחות;
ג. טיפול בנושאי פרט וגמלאות;
ד. גיוס ומיון עובדים;
ה. גיוס צוערים;
ו. הצבות וניוד עובדים;
ז. שיבוץ וניוד עובדים בארץ;
ח. קידום עובדים;
ט. ועדות דרגים וקיצורי פז"מ;
י. העסקות מיוחדות (קבלנים חיצוניים, מינויים פוליטיים, נספחים מיוחדים בחוץ לארץ);
יא. מינויים בפועל;
יב. חופשות ללא תשלום;
יג. טיפול בעובדי חברות כוח אדם;
יד. קשר עם נציבות שירות המדינה;
טו. טיפול בחיילות המשרתות במשרד החוץ – ימ"ל 1024;
טז. שמירת זכויות סוציאליות.
ראש החטיבה משמש כיו"ר הוועדה לקביעות, כמזכיר ועדות המינויים העליונה והשנייה וכחבר בוועדות המקצועיות הפנימיות במשרד הקשורות בעובדים ובתנאי שירות. הוא ממונה על ביצוע מדיניות קידום עובדים וניודם, מופקד על תכנון ואיוש כוח האדם והצבת עובדים בארץ ובחוץ לארץ.
מתוקף תפקידו אחראי ראש החטיבה על ביצוע ההסכמים וההסדרים של מבנה התקן, על הסכם נוהלי העבודה וההסכם הייחודי שבין משרד החוץ, נציבות שירות המדינה וועד העובדים ועל השינויים בהם.
פרט ורווחה
החטיבה לפרט ורווחה מופקדת על מערכת הטיפול בנושא פרט ורווחה של עובדי המשרד ובני משפחותיהם בארץ ובחוץ לארץ.
החטיבה מטפלת בתהליכי הקליטה, השיגור, הפרט והרווחה הקשורים בשיגור עובדי המשרד ובני משפחותיהם לחוץ לארץ ובקליטתם בארץ בשובם, כגון: שיגור מטענים, כרטיסי טיסה, רישום לבתי הספר בארץ וכיוצ"ב.
מתפקידה לקיים קשר אישי עם ילדי העובדים המשרתים בצה"ל שהוריהם משרתים בחוץ לארץ. כן היא מקיימת קשר עם המשפחות השכולות של שירות החוץ.
החטיבה אחראית על תיאום פעולות הדרכה, הכוונה וייעוץ חינוכי לילדי העובדים בארץ ובחוץ לארץ, תיאום וטיפול בבעיות אישיות ומשפחתיות של העובדים, כמו גם טיפול בגימלאי המשרד ותמיכה וליווי עובדים חולים או פצועים בארץ ובחוץ לארץ.
משאבים חומריים
החטיבה למשאבים חומריים מופקדת על נושאי נכסי המדינה בחוץ לארץ. מתפקידה ליזום בדיקות צרכים ולהמליץ על דרכי פתרון לנושאי שימוש, תחזוקה, רכישת נכסים או מכירתם בחוץ לארץ.
החטיבה אחראית על התאמות המבנים לצרכים הייחודיים של הנציגויות בחוץ לארץ ועל התאמת המיגון המיוחד בהתאם לדרישות הביטחון לנציגויות ולבתי השרד.
מתפקידה לטפל ברכישת כלי רכב בחוץ לארץ, במכירתם ובהחלפתם. כן היא מפקחת על תחזוקת כלי הרכב והטיפול השוטף בהם.
החטיבה למשאבים חומריים קובעת תקני ריהוט וציוד, מאשרת רכישתם על פי כללי הרכישה ומנהלת את מצאי הריהוט, הציוד והספרים של הנציגויות ובתי השרד.
ראש החטיבה מתאם ומפקח על המטה ההנדסי העובד בצמידות לחטיבה, מכין תכניות עבודה לטיפול השוטף של נכסי המדינה בחוץ לארץ ומכין תכניות בקרה והדרכה בנושאי תחזוקת הנכסים והציוד בחוץ לארץ.
החטיבה אחראית גם על מחלקת התחבורה והדואר הדיפלומטי במשרד.
תיקשוב
אגף תקשוב מונה שש מחלקות:
א. מחלקת מחשוב – אחראית על פיתוח ואחזקה של כל מערכות המידע במטה ובנציגויות.
ב. מחלקת הקשר – מופקדת על קיום קשר מברקי שוטף, גלוי ומוצפן, בין המשרד לנציגויות בחוץ לארץ ובמשך כל שעות היממה. מחלקת הקשר משרתת גם את שאר משרדי הממשלה, מוסדות ציבור מסויימים וחברות ממשלתיות הנזקקים לשירותי צופן מול הנציגויות. המחלקה אחראית על הכשרתם המקצועית של עובדיה בארץ ועל הדרכת העובדים המקומיים בתחנות הקשר בנציגויות.
ג. מרכז הרשומות ומאגרי המידע – אחראי לכל רשומות המשרד בארץ ובנציגויות בחוץ לארץ. המרכז מאגד את כל תיקיות המשרד, ובכלל זה את מגנזת המשרד.
ד. מחלקת הנדסה – אחראית על אחזקת קווי הנל"ן ותקשורת לחוץ לארץ, פקסימיליה, דוא"ל, על התקנת ואחזקת מרכזיות בארץ ובחו"ל.
ה. מחלקת מינהל ותקציב – מרכזת את עבודת המנהל והתקציב התקינה של האגף.
ו. מחלקת סיוע ותמיכה – מחלקת שירות העוסקת בתמיכת לקוחות האגף ומסייעת בפתרון תקלות/בעיות מחשוב בארץ. למחלקה מרכז תמיכה טלפוני ייחודי המשמש את עובדי המשרד בארץ לדיווחים על תקלה ומעקב עד לפתרונה. המחלקה משמשת כצומת מרכזית לפעילות התקינה של כלל מערכות המחשוב הקיימות במשרד החוץ.
תיקצוב מרכזי
חטיבת תיקצוב מרכזי מופקדת על ריכוז עבודת המטה, על איסוף ומיון הדרישות התקציביות מיחידות המשרד השונות ועל התאמתן לתוכניות העבודה של האגפים והנציגויות.
החטיבה אחראית על גיבוש תקציב המשרד, על הגשתו למשרד האוצר ועל מעקב אחר הדיונים לקראת הגשתו לאישור הממשלה והכנסת עד לקבלת התוצרת הסופית בצורת תקציב מאושר של המשרד.
מתפקידה של חטיבת התיקצוב לטפל באופן שוטף בתקציב המשרד במהלך השנה ולהכין תחשיבי יסוד שישמשו את החטיבה בדיונים שנתיים עם משרד האוצר על תקציב המשרד.
ראש החטיבה מופקד על ההקמה והאחזקה של מאגר נתונים רב שנתיים ועל התפתחות ההוצאות והצרכים התקציביים של המשרד בתחומים השונים. כן הוא מופקד על ביצוע סקרים ומחקרים שונים לגבי עלויות, בדיקת כדאיות, תחזיות התייקרות וכיוצ"ב, תוך שימוש בנתונים שיתקבלו ממקורות בתוך המשרד, ונתונים הנשאבים ממאגרי מידע וממקורות חיצוניים אחרים. התוצאות מהמחקרים מהווים בסיס לתכנון רב שנתי ובסיס לדרישות תקציביות ממשרד האוצר.
קונסולרית
החטיבה הקונסולרית מופקדת על הטיפול במכלול הענינים הקונסולריים בארץ ובחוץ לארץ, לרבות הטיפול בבעיות אזרחי המדינה בחוץ לארץ.
בתוקף תפקידה מנהלת החטיבה מעקב ומנחה מקצועית את ראשי המדורים הקונסולריים בנציגויות בחוץ לארץ, בכל הקשור בפעילותם על פי הנהלים הקונסולריים וחוקי המדינה, ומפקחת עליהם.
החטיבה מהווה גורם מתאם בין המשרדים השונים (משרד הפנים, משרד הביטחון, צה"ל ומוסדות מדינה אחרים) לבין משרד החוץ בכל הקשור לנושאים שבתחום טיפולה ומשתתפת בדיונים עמהם.
ראש החטיבה משמש נציג המשרד בועדות בינמשרדיות כגון: אשרות, דרכונים, מרשם אוכלוסין, ענייני עובדים זרים. כן הינו שותף פעיל בהליך להכנת הסכמים קונסולריים בילטרליים בין מדינות, מתחילתם ועד לחתימת ההסכם.
התקנון הקונסולרי, הוצאתו לאור, עדכונו, השינויים החלים בהוראותיו מפעם לפעם הם בתחום אחריותו של מנהל החטיבה הקונסולרית.
החטיבה הקונסולרית מורכבת מארבע מחלקות כדלהלן:
א. מחלקה קונסולרית מרחבית:
• מדור אפריקה;
• מדור אירופה ואגן הים התיכון;
• מדור אמריקה (צפון ודרום אמריקה);
• מדור חב"מ ומזא"ר;
• מדור אסיה והפסיפיק;
• מדור ארצות ערב והשטחים;
• אחראי על ציוד קונסולרי ודו"חות סטטיסטיים.
ב. מחלקה לישראלים בחוץ לארץ:
• עוסקת בכל הנוגע לסיוע לישראלים/מטיילים בחוץ לארץ, הן במתן מידע מוקדם על איזורים שונים בעולם, כגון: מחלות, פגעי טבע, שטחים מסוכנים, והן בסיוע לישראלים במצוקה, כגון: תאונות, חילוצים, מעצרים וכיוצ"ב.
ג. מחלקת דרכונים רשמיים ואשרות רשמיות:
• מדור לניפוק דרכונים ישראליים רשמיים, להשגת אשרות רשמיות ליוצאים לשליחות בחוץ לארץ ולנוסעים בדרכונים רשמיים;
• מדור לאימותים נוטריוניים (למסמכים המיועדים לשימוש בחוץ לארץ);
• מדור למתן אשרות רשמיות לדיפלומטים זרים המשרתים בארץ ולעובדי משק בית המשרתים אצל הדיפלומטים הזרים.
ד. מחלקת הדרכה ומיחשוב:
• הדרכה – העברת קורסים ליוצאים לחוץ לארץ לכהן במדורים הקונסולרים (רמ"ד קונסולרי, עמ"י ועמ"ז) ביקורי מטה בנציגויות ומתן הדרכה שוטפת במקום;
• מיחשוב – הקמת מערכות קונסולריות ממוחשבות בנציגויות, פיתוח תוכניות מיחשוב לייעול עבודת החטיבה עצמה וייעול הקשר בין הנציגויות לחטיבה, למשרד הפנים ובינן לבין עצמן.
ביטחון
חטיבת הביטחון מופקדת על מכלול נושאי הביטחון בארץ ובנציגויות בחוץ לארץ. היא פועלת בהתאם להנחיות המקצועיות הניתנות על ידי שירות הביטחון הכללי.
פורמלית מתחלקת האבטחה לשני מישורים:
א. אבטחת המשרד והעובדים בארץ;
ב. אבטחת הנציגויות והשליחים בחוץ לארץ.
החטיבה מטפלת בעיקר בנושאים הבאים:
א. אבטחה פיזית של המשרד בארץ ושל נציגויות ישראל בחוץ לארץ;
ב. הנחיות לגבי התנהגות מונעת בחוץ לארץ, בבתי מלון, בטיסות או בהפלגות;
ג. אבטחת מידע;
ד. אבטחת מהימנות העובדים;
ה. אספקת אמצעי ואביזרי ביטחון.
משק
מחלקת המשק מופקדת על תחזוקת המבנה של המשרד, על אספקת צורכי העובדים בארץ ובחוץ לארץ בציוד, צורכי משרד, ציוד משרדי, עזרים קונסולריים, עזרים מינהליים, פריטים מיוחדים כגון: דגלים, שלטים, מזוזות וכיוצ"ב.
מתפקיד המחלקה לנהל רישום מתנות המתקבלות על ידי העובדים, ואשר על פי החוק חייבות להירשם במלאי המתנות.