החטיבה מורכבת מ- 4 מחלקות: מח' טקס, מח' אורחים רשמיים, מח' נסחים ותרגום והמחלקה לתקצוב ומנהל.
בראש החטיבה עומד ראש הטקס. על פי החלטת הממשלה מ- 16.01.83, הוא אחראי על הסמכויות הבאות:
א. ראש הטקס במשרד החוץ (להלן- ראש הטקס) הוא גם ראש הטקס בענייני חוץ של מדינת ישראל.
ב. ראש הטקס יבחר מתוך שורת העובדים הקבועים של משרד החוץ, הכשירים למלא תפקיד של שגריר. הוא כפוף לשר החוץ ויונחה על ידי ועדת השרים לענייני סמלים וטקסים בכל הנוגע ם ממלכתיים הנובעים מהחלטות הממשלה וועדת השרים לענייני במלים וטקסים.
ג. תפקידיו של ראש הטקס:
1. מופקד ואחראי לארגון והתאום של הטקסים הרשמיים הקשורים לאישים רשמיים ממדינות זרות כגון ראשי מדינות, ראשי ממשלות, שרי חוץ ושרים אחרים (בהתאם לנסיבות). הדבר אמור ביחס לביקורים בישראל וכן בביקוריהם הרשמיים בחוץ לארץ של נשיא המדינה, ראש הממשלה ושר החוץ.
2. הוא מייעץ למשרדי הממשלה ולרשויות שלטון אחרים בנושאים טקסיים.
3. בביצוע תפקידים אלה, יפעל תוך תאום עם הלשכות ועם המשרדים הנוגעים בדבר. הוא ייעזר ב"ועדה מתמדת" שהוא עומד בראשה- ליישום ולביצוע האירועים והטקסים, המבוססים על הנהלים של הממשלה, לעניין זה.
4. במישור הדיפלומטי אחראי לקיום קשר בלתי אמצעי עם ראשי ועובדי הנציגויות הדיפלומטיות והקונסולריות וכן הנציגויות המיוחדות של מוסדות בינלאומיים. הוא דואג להרגשתם הטובה בישראל ומתאם בנושאים הקשורים לתפקידי הסגל הדיפלומטי, שלומם, זכויותיהם המיוחדות וחסינותם- על בסיס הדדיות. הוא מקבל ומתדרך השגרירים החדשים, מסדיר טקס הגשת כתב האמנתם לנשיא המדינה ונפרד מהם עם סיום שרותם בישראל.
5. מופקד על פרסום הרשימה הדיפלומטית ועל הנפקת תעודות מיוחדות לסגל הדיפלומטי, הקונסולרי והמנהלי של הנציגויות הזרות ושל המוסדות הבינלאומיים.
6. מטפל בכל סוגיה הקשורה לסגל הדיפלומטי גם אם איננה מפורטת בהחלטה זו.
א. מחלקת הטקס מופקדת על הטיפול השוטף בקהילה הדיפלומטית בארץ (86 שגרירויות, 9 קונסוליות ו-9 ארגונים בינלאומיים) ע"פ אמנת וינה. הטיפול המתמיד מרגע נחיתתו של הדיפלומט ועד עזיבתו את הארץ וכולל את רישום הדיפלומטים ואת בני משפחותיהם, הנפקת רישיונות שונים, הסדרת בעיות מול המכס, האמנת שגרירים ונספחים צבאיים, דאגה לאבטחת הנציגויות ומעונות השגריר מול הרשויות המקומיות והמשטרה ועוד.
המחלקה מופקדת גם על ארגון טקסים רשמיים. לרגל הגשת כתבי האמנה לנשיא המדינה או קבלות פנים בבית הנשיא וכן לטקסים בבית הנשיא ומשרד ראש הממשלה הקשורים לביקורים ממלכתיים של ראשי מדינה (קיסר, מלך או נשיא) ולביקורים הרשמיים של ראשי ממשלות.
מח' הטקס אחראית גם לעריכת הטקסים בנתב"ג כשהנשיא נוסע לביקורים ממלכתיים בחו"ל.
מחלקת הטקס שותפה לארגון ביקורי אח"מים בישראל גם באמצעות ליווי אח"מים אלה וגם ע"י הטיפול בהיבטים הטקסיים השונים של הביקור.
בנוסף, מחלקת הטקס אמונה על מטלות מגוונת כגון הטיפול במינוי קונסולי כבוד בישראל (1500), הטיפול בכתבי האמנה לשגרירי ישראל המתמנים לתפקידים בחו"ל, תדרוך עובדי המשרד על חשיבות ההיבטים הטקסיים בעבודת הדיפלומט, תדרוך הדיפלומטים הזרים על הנעשה בארץ באמצעות מפגשים וסיורים ברחבי הארץ, תדרוך רשויות וגורמים ישראלים ועוד.
ב. המחלקה לאורחים רשמיים (מאו"ר) אחראית לטיפול במאות אורחים רשמיים המגיעים לארץ מדי שנה (ב- 2004 למשל טיפלה ב- 437 ביקורים כאלה). בין האורחים נשיאים, ראשי ממשלה, שרי חוץ, יו"ר פרלמנט, שרים, חברי פרלמנט, עיתונאים, אנשי אקדמיה וכו'. מאו"ר מטפלת הן באורחי משרד החוץ והן באורחים ממשרדים ממשלתיים ארים וכן אורחי הנשיא ויו"ר הכנסת. המחלקה לאורחים רשמיים מחולקת על פי חלוקה גיאוגרפית (ארה"ב, אירופה המערבית, אירו- אסיה, אפריקה, אסיה ופאסיפיק ואמל"ט) כשעל כל מרחב גיאוגרפי מופרד/ת עורך/ת תוכנית. הביקור מטופל מול הגופים והמשרדים השונים בתאום עם האגף המרחבי ממנו מגיע האורח. מאו"ר אחראית הן לקביעת הפגישות של האורח עם הצמרת המדינית בישראל והן לביקורים רשמיים (יד ושם, כותל מערבי) וגן לצד הלוגיסטי של הביקור (הזמנת מלונות, תחבורה וכו') .
מאו"ר מטפלת הן בביקורים פרטניים של אורחים רשמיים והן במשלחות כגון לרגל ועדת טלקום . אלי הגיעו עשרות שרי תקשורת או אגרקסקו אליה מגיעים מדי שנתיים עשרות שרי חקלאות.
ג. מחלקת ניסוח ותרגום מספקת שירותי ניסוח ותרגום לועזיים לכל אגפי המשרד. נסחי משרד החוץ מופקדים על תרגום נאומים של שר החוץ, ניסוח הודעות, מסמכים ואיגרות דיפלומטים, כתיבת מכתבים רשמיים וחיבור קורות חיים.
ד. המחלקה למינהל ותקציב אחראית על כל הלוגיסטיקה הקשורה לביקורי אח"מים רשמיים של מדינת ישראל ועבודת החטיבה. כולל: הכנת הצעת תקציב, עריכת הסכמים עם בתי מלון, הזמנת רכבים ועוד. ביצוע תשלומים, מעקב ושמירה על מסגרת התקציב וטיפול בהחזרי מע"מ לדיפלומטים הזרים בארץ.